Sadarbība ļauj izvairīties no kļūdām norēķinos

Pašvaldības SIA ŪDEKA Abonentu daļas speciālistes atzīst, ka paralēli kņadai un emociju kokteilim, kas valda klientu apkalpošanas zālē, ir ļoti jākoncentrējas klienta datu apstrādei, bet, dienā apstrādājot neskaitāmu klientu datus, arī pašām gadoties pa kādai nejaušības kļūdai. Tieši tādēļ ŪDEKAs speciālistes lieliski izprot, ka, apstrādājot norēķinus, jāņem vērā cilvēciskais faktors un tas, ka gan pašas, gan klienti mēdz kļūdīties.

 

Būtiski ir neveicināt kļūdu rašanos slinkuma vai paviršas pieejas dēļ, kā arī sadarboties, lai tās risinātu; kā arī no tām mācīties!

 

ŪDEKAs Abonentu daļas vadītāja Inga Roga: «Būtiskākās kļūdas un lielākās problēmas rodas nevis nejaušību, bet klientu nepilnīgi norādīto datu dēļ, kā rezultātā ir grūti, reizēm pat neiespējami, atšifrēt maksājumus. Piemēram, esam saņēmuši maksājumus, kuros nav norādīts ne abonenta numurs, ne skaitītāju rādījumi – ir tikai summa un maksātāja vārds un uzvārds. Ja maksātājs nav mūsu klients (piemēram, līgumu noslēgusi sieva, bet pakalpojumu apmaksā vīrs), tad atšifrēt maksājumu nav iespējams. Savukārt nereti maksātājs veic vairākus maksājumus, nenorādot, ka tie veikti par divām dažādām adresēm. Tas var izraisīt viena klienta pārmaksu, bet otra – parādu.»

 

Nepareizi identificētu maksājumu vai nekonstatētu problēmu rezultātā vēlāk var rasties datu nesakritības, pēc klientu domām, mistiski aprēķini var radīt konfliktsituācijas. Tad jāceļ augšā klienta ilgāka perioda maksājumu vēsture un jāmeklē problēmas sakne. ŪDEKAs speciālistes min, ka bieži šī sakne ir bijusi pavisam neliela neprecizitāte, bet laika gaitā, klientam turpinot norēķināties, piemēram, balstoties uz kādu kļūdainu iepriekšējo maksājumu (piemēram, nepareiza PVN likme), no mazas neprecizitātes var izveidoties lielas starpības, kas nav patīkami ne klientam, ne uzņēmumam.

 

Jānorāda skaitītāju rādījumi

ŪDEKAs Abonentu daļas vadītāja Inga Roga paskaidro arī, ka nepareizi ir domāt, ka galvenais tikai kaut ko ik mēnesi samaksāt, nenorādot skaitītāju rādījumus. Tieši otrādi – skaitītāju rādījumi ir pat ļoti būtiski. Tos nenorādot kaut vai tikai vienu reizi, var rasties starpgadījumi, piemēram, nākamajā maksājuma reizē klientam nav skaidrības, kāds ir pēdējais apmaksātais rādījums, kā rezultātā tiek uzrādīti nepareizi rādījumi un laika gaitā rodas pārmaksa vai neapmaksāts patēriņš. Bet nenorādot rādījumus regulāri, nav nekādas skaidrības par klienta faktisko patēriņu. Tad uzņēmumam atliek vien cerēt, ka rādījumus būs iespējams fiksēt inventarizācijās, kad reizēm atklājas zili brīnumi un tādas nesakritības, ka visu salikt pa plauktiņiem ir ļoti grūti un tas prasa daudz laika.

 

Kļūdās arī aprēķinos

Analizējot klientu veiktos maksājumus, uzņēmums ir konstatējis, ka daži klienti, lai arī maksājumus veic regulāri un norāda precīzus skaitītāju rādījumus, kļūdās aprēķinos. Iespējams, kļūdas rodas, jo tiek izmantota novecojusi informācija par pakalpojumu tarifiem vai pievienotās vērtības nodokli, kā arī joprojām dažiem klientiem neskaidrības rada nesenās jaunās valsts valūtas izmaiņas.

 

ŪDEKA par tarifu izmaiņām saistībā ar norēķiniem eiro ziņojusi vairākkārt, taču atkārtoti vēlas atgādināt, ka, norēķinoties par saņemtajiem ūdenssaimniecības pakalpojumiem, ir jāizmanto norēķinu tabulas, kuras pieejamas mājaslapās www.udeka.lv un www.ventspils.lv, kā arī ŪDEKAs Abonentu daļā. Norēķinu tabulas tiks publicētas nākamajā laikraksta numurā.

 

Nelielai daļai klientu viņu īpašumos nav uzstādīti patēriņa skaitītāji, tādos gadījumos patēriņš par ūdenssaimniecības pakalpojumiem tiek aprēķināts, piemērojot normas uz vienu deklarēto iedzīvotāju. Normas tiek piemērotas arī tiem klientiem, kuri pēc vairākiem atgādinājumiem nav verificējuši savus skaitītājus. Tas uzņēmumam rada debitoru jeb parādnieku pieaugumu, jo visbiežāk klients nepiekrīt šādam aprēķinam, kaut arī apzinās, ka neverificēts skaitītājs nav uzskatāms par derīgu patēriņa aprēķiniem un norēķinu veikšanai.

 

Svarīgs rēķina numurs, summa

Privātmāju sektoros kopš 2006. gada pakāpeniski tiek ieviesta attālinātā skaitītāju nolasīšanas sistēma, kas ļauj veikt precīzākus norēķinus ar patērētājiem – daļai iedzīvotāju par patērētajiem pakalpojumiem vairs nav jānorēķinās pēc ēkās uzstādītiem skaitītājiem, bet gan skaitītājiem, kas atrodas uz ielas speciāli izbūvētā skaitītāju akā. Šiem klientiem ik mēnesi pēc datu iegūšanas jeb skaitītāju rādījumu nolasīšanas (to reizi mēnesī dara ŪDEKAs darbinieki ar speciālas ierīces palīdzību) tiek izrakstīts rēķins, kas jāapmaksā. Šajā gadījumā jāievēro vien rēķina numurs, rēķinā norādītā summu, kā arī tas, ka rēķins jāapmaksā norādītajā termiņā.

 

Šī skaitītāju nolasīšanas sistēma ir moderna un ērta, taču diemžēl arī šai sistēmai reizēm gadās pa kādai tehniskai kļūmei, piemēram, impulsa lasītāja vai raidītāja baterijas problēmas un impulsa lasītāja stiprinājuma problēmas, kad impulsa lasītājs var neuzskaitīt visus impulsus un nosūtīt ŪDEKAi mazākus patērēto pakalpojumu apjomus, nekā tie ir faktiski.

 

Problēmas var rasties arī ziemā, ja starp skaitītāju un impulsa lasītāju ir sakrājies ūdens, kas aukstā laikā var sasalt un nolauzt impulsa lasītāju no skaitītāja. Šīs kļūmes var konstatēt tikai tad, kad tiek atvērta ūdens patēriņa skaitītāja aka un apskatīts patiesais rādījums. Taču ŪDEKA aicina nemēģināt darīt to patvaļīgi. Starpība, kas radusies minēto problēmu dēļ, tiek pievienota nākamajam rēķinam.

 

Saprotams, ka šāda situācija var būt ne visai patīkama, taču par neko lieku rēķins netiek piestādīts. Ja arī ir saņemts rēķins, kurā norādītais patēriņš ir lielāks nekā iepriekšējos periodos, jāsaprot, ka tas ir vien paša klienta patēriņš, tikai tehnisku problēmu dēļ daļa no patēriņa iepriekš nav iekļauta rēķinos, līdz ar ko tas nav arī apmaksāts iepriekš.

 

ŪDEKA klientiem, kas norēķinās pēc rēķiniem, piedāvā iespēju rēķinus saņemt arī elektroniski pa e-pastu. Šo izvēli var pieteikt, sūtot pieprasījumu uz [email protected].

 

Rēķini arī dzīvokļu mājām

Iepriekš aprakstīto kļūdu iespējamība tiktu izslēgta, ja rēķini par ūdenssaimniecības pakalpojumiem tiktu izrakstīti pilnīgi visiem klientiem, arī daudzdzīvokļu mājās dzīvojošajiem. Taču, lai pārietu uz šādu sistēmu, sākotnēji ir jāsaprot, kā risināt jautājumu par regulāru katra dzīvokļa skaitītāju rādījumu nolasīšanu un iesniegšanu rēķinu izrakstīšanai, kā arī – cik lielā mērā procesā varētu iesaistīties mājas pārvaldnieks.

 

ŪDEKAi pašai nav iespējams ik mēnesi nolasīt visu klientu īpašumos esošo skaitītāju rādījumus, kā arī, visticamāk, tas nebūtu pa prātam iedzīvotājiem – katru mēnesi uzņemt viesos ŪDEKAs darbiniekus, lai viņi fiksētu rādījumus. Taču ir vairāki citi risinājumi, piemēram, rādījumus iemest speciālā rādījumu nodošanas kastītē, nodot tos elektroniski, kā arī attālinātās datu nolasīšanas sistēmas ieviešana.

 

Norēķinus saskaņā ar izrakstītu rēķinu, kas sastādīts, pamatojoties uz datiem, kas iegūti attālināti, jau pašlaik veic klienti, kuri dzīvo daudzdzīvokļu dzīvojamajā mājā Brīvības ielā 33/35, kā arī DzĪKS Bāka-NK pārvaldītajās mājās. Šo māju dzīvokļos esošie skaitītāji ir papildināti ar attālinātās datu nolasīšanas ierīci, kas ļauj visu dzīvokļu skaitītāju rādījumus iegūt attālināti un pēc datu saņemšanas katram klientam izrakstīt rēķinu (Brīvības ielā 33/35 rēķinus izraksta ŪDEKA, Bākas namiem – mājas pārvaldnieks).

 

Šādas sistēmas ieviešana visās dzīvojamajās mājās varētu nodrošināt precīzus un kvalitatīvus norēķinus, kā arī izskaust neapmaksātā patēriņa problēmas un samazināt ūdens patēriņa starpību, kura rodas starp mājas ievadskaitītāja uzrādīto mājas kopējo patēriņu un kopējo iedzīvotāju deklarēto patēriņu, kas pastiprināti samazinātu arī samaksu Ventspils siltumam par karstā ūdens cirkulāciju.

 

Tā kā pašlaik spēkā esošā likumdošana nosaka, ka ūdenssaimniecības pakalpojumu sniedzēja atbildības robeža beidzas līdz ar mājas ievadskaitītāju, attālināto datu nolasīšanas sistēmu ŪDEKA drīkst uzstādīt tikai uz māju ievadā uzstādītajiem skaitītājiem (ko projekta E-utilities ietvaros ŪDEKA pašlaik arī dara).

 

Savukārt par šīs modernās precīzo norēķinu sistēmas ierīču uzstādīšanu uz individuālajiem skaitītājiem iedzīvotājiem ir jānolemj dzīvokļu īpašnieku kopsapulcē un jāorganizē šīs sistēmas ieviešana par saviem līdzekļiem.

 

ŪDEKAs valdes priekšsēdētājs Edgars Daugelis: «Attālinātās datu nolasīšanas sistēmas ieviešana visās daudzdzīvokļu dzīvojamajās mājās būtu ērta uzņēmumam, jo nebūtu esošā bardaka ar datu ieguvi, kā arī tas atrisinātu problēmu ar starpībām starp mājas ievada un dzīvokļos esošo skaitītāju kopējiem rādījumiem. Būtiskākais, ka visu dzīvokļu precīzus skaitītāju rādījumus varētu iegūt uzreiz vienā laikā, nevis no katra dzīvokļa savā laikā un savā veidā. Savukārt iedzīvotājiem šī sistēma ļautu neraizēties par to, ka ik mēnesi jāatceras nolasīt skaitītāju rādījumus un nodot tos ŪDEKAi, jo par nepieciešamību apmaksāt saņemtos pakalpojumus atgādinātu pasta kastītē vai e-pastā saņemtais rēķins.

 

Svarīgi salīdzināt maksājumus

Vismaz reizi gadā ŪDEKA veic inventarizāciju jeb dzīvokļos uzstādīto ūdens patēriņa skaitītāju pārbaudi, lai noskaidrotu faktiski izlietoto ūdens patēriņa daudzumu un salīdzinātu ar klienta deklarēto. Tikai šādās pārbaudēs ir iespējams uzzināt, vai klients pilda savas saistības, vai uzrāda patiesos rādījumus, vai skaitītājs ir tehniskā kārtībā, kā arī, vai klienta veiktie maksājumi ir precīzi un sakrīt ar faktiski patērēto.

 

ŪDEKAs Abonentu daļas vadītāja Inga Roga: «Mēs vēlamies ne vien norādīt uz klientu kļūdām, bet arī atzīt savas. Piemēram, šoruden esam konstatējuši dažas mūsu pašu nejaušības kļūdas tieši inventarizāciju veikšanas laikā, kas dažiem klientiem radījušas nepatīkamas situācijas, jo ir fiksēta parāda esamība, kaut klients maksājumus veicis regulāri.

 

Šādos gadījumos aicinām klientus būt saprotošiem un ņemt vērā, ka arī uzņēmuma darbinieki ir tikai cilvēki, kuru darbā var rasties kļūdas.

 

Šādos gadījumos ŪDEKA veic situācijas rūpīgu analīzi un ir pateicīga, ja klients iesaistās radušās situācijas risināšanā un datu ievades sistēmas uzlabošanā. Sadarbojoties šādi gadījumi tiek atrisināti veiksmīgi».

 

ŪDEKAs klientu datubāzē tiek ievadīta un uzkrāta informācija par katra klienta ūdens patēriņa uzskaiti, veiktajiem maksājumiem u.c. ar klientu datiem saistīta informācija – ik dienas tiek ievadīta informācija par jauniem līgumiem, ūdens patēriņa skaitītāju verifikāciju un cita informācija, kā arī katru dienu tiek ievadīti klientu veiktie maksājumi. Šādā rutīnā ir tikai cilvēciski kaut ko nepamanīt, jo īpaši, ja maksājumos norādīta nepilnīga informācija vai tos ir grūti identificēt.

 

ŪDEKAs vadība periodiski veic pārrunas ar darbiniekiem un organizē iekšējās darbinieku apmācības par būtiskām datu ievades niansēm, lai turpmāk klientiem nerastos nepatīkamas situācijas. Taču, lai pēc iespējas samazinātu šādu gadījumu iespējamību, ŪDEKA aicina klientus vismaz reizi gadā painteresēties par saviem maksājumiem un veikt to salīdzināšanu, zvanot pa tālruni 63663010 vai ierodoties ŪDEKAs Abonentu daļā tās pieņemšanas laikos.

 

Uz veiksmīgu sadarbību cerot – Jūsu ŪDEKA. 

 

Svarīgi norādīt pilnīgu informāciju

ŪDEKA sniedz ūdenssaimniecības pakalpojumus Ventspils pilsētā, un šie pakalpojumi tiek uzskaitīti ar ūdens patēriņa skaitītājiem. Lielākajai daļai ŪDEKAs klientu skaitītāji ir uzstādīti viņu īpašumos – dzīvokļos un privātmājās –, saskaņā ar to rādījumiem klientam ik mēnesi līdz 20. datumam ir jānorēķinās par iepriekšējā mēnesī patērēto ūdenssaimniecības pakalpojumu daudzumu. Vairums klientu maksājumus veic regulāri un ievēro šo termiņu, kas Abonentu daļas speciālistiem mēneša beigās nozīmē liela apjoma datu apstrādi katru dienu. Tādēļ, lai precīzi apstrādātu tik liela apjoma klientu datus, saņemtajiem maksājumiem un tajos iekļautajai informācijai jābūt identificējamai un jāsastāv no visiem nepieciešamajiem elementiem.

 

ŪDEKA atgādina, ka, veicot maksājumus, ir jānorāda:

• abonenta numurs (norādīts līgumā un abonentu grāmatiņā),
• pakalpojumu saņemšanas adrese,
• ūdens patēriņa skaitītāju rādījumi.

Ja kāds no iepriekšminētajiem punktiem nav iekļauts maksājumā, ir nepieciešams ilgs laiks klienta atpazīšanai, kā arī sniegtā pakalpojuma patēriņa ievadei.

 

Norēķinu tabulas ŪDEKAs klientiem

 

Pašvaldības SIA ŪDEKA iedzīvotāju ērtībām publicē šobrīd spēkā esošās norēķinu tabulas.

 

Saskaņā ar skaitītāju rādījumiem klientam ik mēnesi līdz 20. datumam ir jānorēķinās par iepriekšējā mēnesī patērēto ūdenssaimniecības pakalpojumu daudzumu. Veicot maksājumus, ir jānorāda abonenta numurs, pakalpojumu saņemšanas adrese un ūdens patēriņa skaitītāju rādījumi.

 

Nelielai daļai klientu viņu īpašumos nav uzstādīti patēriņa skaitītāji. Tādos gadījumos patēriņš par ūdenssaimniecības pakalpojumiem tiek aprēķināts, piemērojot patēriņa normas uz vienu deklarēto iedzīvotāju. Normas tiek piemērotas arī tiem klientiem, kuri pēc vairākiem atgādinājumiem nav verificējuši savus skaitītājus.

 

Maksa par ūdenssaimniecības pakalpojumiem pēc skaitītāju rādījumiem no 2014. gada 1. janvāra
m³	Ū+K	PVN 21%	KOPĀ
	Summa, EUR (bez PVN)		Kopā, EUR (ar PVN)
1	€ 1,84	€ 0,39	€ 2,23
2	€ 3,68	€ 0,77	€ 4,45
3	€ 5,52	€ 1,16	€ 6,68
4	€ 7,36	€ 1,55	€ 8,91
5	€ 9,20	€ 1,93	€ 11,13
6	€ 11,04	€ 2,32	€ 13,36
7	€ 12,88	€ 2,70	€ 15,58
8	€ 14,72	€ 3,09	€ 17,81
9	€ 16,56	€ 3,48	€ 20,04
10	€ 18,40	€ 3,86	€ 22,26
11	€ 20,24	€ 4,25	€ 24,49
12	€ 22,08	€ 4,64	€ 26,72
13	€ 23,92	€ 5,02	€ 28,94
14	€ 25,76	€ 5,41	€ 31,17
15	€ 27,60	€ 5,80	€ 33,40
16	€ 29,44	€ 6,18	€ 35,62
17	€ 31,28	€ 6,57	€ 37,85
18	€ 33,12	€ 6,96	€ 40,08
19	€ 34,96	€ 7,34	€ 42,30
20	€ 36,80	€ 7,73	€ 44,53

Maksa par ūdenssaimniecības pakalpojumiem pēc normām no 2014. gada 1. janvāra
Dzīvokļa iemītnieku skaits	Norma	Ū+K	PVN 21%	KOPĀ
	m3	Summa, EUR (bez PVN)		Kopā, EUR (ar PVN)
1	7,6	€ 13,98	€ 2,94	€ 16,92
2	15,2	€ 27,97	€ 5,87	€ 33,84
3	22,8	€ 41,95	€ 8,81	€ 50,76
4	30,4	€ 55,94	€ 11,75	€ 67,68
5	38	€ 69,92	€ 14,68	€ 84,60